Software Sourcing: Wie kann man den „Long Tail“ bändigen?

Dann ist Ihnen aus Optimierungsprojekten – die Sie natürlich parallel zum Tagesgeschäft und quasi im Wettlauf mit der Uhr vorantreiben müssen – der „Long Tail“ an Software-Anbietern sicherlich bestens bekannt.

Long Tail? In den meisten Unternehmen gilt die 80/20-Regel: 80 Prozent des Software- und Cloud-Budgets gehen an 20 Prozent der Anbieter. Der Long Tail sind die 80 Prozent der „kleineren“ Software-Hersteller – mit Transaktions- und Verwaltungskosten, die im Verhältnis viel höher sind als bei einer Bestellung bei einem den „großen“, strategischen Hersteller.

Die große Wiese mähen

Hier ist es wie im Garten: Mit der Mähmaschine sind die großen Wiesenflächen schnell gemäht. Zeitintensiv aber ist das Trimmen der Ränder und der vielen kleinen, unzugänglichen Stellen, an die die sperrige Maschine nicht kommt. Gibt es hier eine ideale, glatte Lösung ohne Ecken und Kanten? Wohl eher einen Kompromiss, auch bei Mehrarbeit: Der Garten soll ja der ganzen Familie gefallen.

Verantwortliche in Unternehmen brauchen solche Rücksichten nicht zu nehmen. Hier zählen nicht Kompromisse, sondern Kennzahlen für Effizienz. Wie aber kann man Ecken und Kanten der Beschaffung – also den Long Tail – bändigen?

Dazu einige, konkrete Maßnahmen:

• Automatisierung. Die Erstellung eines maßgeschneiderten Katalogs mit vordefinierten Produkten, aus denen vorab als berechtigt hinterlegte Mitarbeiter bestellen können. Sowohl Genehmigungsprozess wie auch Überprüfung der Bestellberechtigung wären automatisiert und als zeitintensive Arbeit vom Tisch.
• Experten-Team. Die so genannten „Exoten“: Es wird immer eilige Sonderfälle geben – entsprechend den Anforderungen des in rapider Bewegung befindlichen Marktes. Ideal wäre hier ein erfahrenes Team von Experten, das alle Software-Anbieter thematisch abdecken kann.
• Governance & nahtlose Prozesse. Eine unverzichtbare Voraussetzung jeder Optimierung ist auch ein erprobtes Governance-Modell. Und zwar während aller Phasen des Software-Lifecycles: Von Anforderung, Kauf, Verwaltung bis zum Renewal – nahtlos, über eine integrierte Reihe von Systemen und Prozessen.
• Verhandlungen. Geld spart man auch durch ein proaktives Management der Vertragsverlängerungen mit entsprechend gut vorbereiteten Verhandlungen.

Werden Sie zu einem Helden der End User

Neben der messbaren Senkung der Software- und Cloud-Ausgaben verbessert sich die End User-Zufriedenheit signifikant: Anforderungen werden schneller erledigt – dringend benötigte Assets stehen zur Verfügung, bevor der Wettbewerb davonzieht. Wer einmal durch eine beschaffungsbedingte Verzögerung Nachteile am Markt in Kauf nehmen musste weiß, wie ungeheuer wichtig dieser Punkt ist. Für das Betriebsergebnis, aber auch den Grad an Vertrauen, der der IT-Beschaffung entgegengebracht wird.

Gute Ideen. Doch wie soll man sie ohne Ressourcen umsetzen?

Die Umsetzung der oben genannten Maßnahmen erfordert neben Expertise und Erfahrung vor allem auch viel Zeit. Steht Ihnen all dies zur Verfügung?
Wenn nicht, rechnet es sich, externe Unterstützung mit ins Boot zu holen: Die Experten von SoftwareOne. Unser Angebot Software Sourcing Services kann auf Basis klar definierter Leistungsbeschreibungen mit vereinbarten SLAs individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten werden. Unsere Preismodelle, wie zum Beispiel „feste Gebühr vs. Kostenaufschlag“, sind flexibel und so konzipiert, dass sie für jedes Unternehmen – sicherlich auch für das Ihre – geeignet sind. Unser Ziel: Wir optimieren und beschleunigen durch eine proaktive Entscheidungsfindung Ihre gesamte Softwarebeschaffung und -bereitstellung.

SoftwareOne wünscht Ihnen eine erfolgreiche Teilnahme an den BME-eLÖSUNGSTAGEN in Düsseldorf.

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