IT-Einkauf: Wie Sie Software-Abos und Cloud-Dienste effizienter abrechnen
Zwar profitieren Unternehmen von SaaS umfassend – etwa von mehr Mobilität, schnelleren Prozessen und geringeren Investitionskosten im Bereich IT – dennoch sorgen Software-Abonnements für eine wahre Flut an Zahlungen, die nur schwer zu überblicken ist. Wie können Sie zugleich für mehr Transparenz sorgen und die neuen Dienste leichter abrechnen?
Folgen des dezentralen IT-Einkaufs
Von Softwaresuiten über Tools fürs E-Mail-Marketing, von Designprogrammen über Cloud-Speicher bis hin zu Entwicklungs- und Wartungstools im Bereich IT und UX – alles ist heutzutage exklusiv über Abo-Modelle erhältlich. Dabei verfügen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter meist über individuelle Tools und Accounts, für die sie monatliche oder jährliche Gebühren entrichten müssen. Und die erfordern eine Bezahlung per Kreditkarte. Schnell ist in diesem Fall eine private Karte zur Hand – oder es werden Genehmigungsprozesse angestoßen, die in der Vorauszahlung durch den Teamleiter münden.
Für Unternehmen sind solche Vorgehensweisen jedoch teuer: Ein dezentraler Einkauf von Software zieht einen hohen Verwaltungsaufwand nach sich, denn diese (Voraus-)Zahlungen müssen erfasst, zugeordnet und beglichen werden. Zugleich fehlt es an Transparenz, Budget-Kontrolle und Planungssicherheit – mit negativen Folgen für das Cash- und Liquiditätsmanagement.
Was spricht für virtuelle Kreditkarten?
Was wäre jedoch, wenn Sie dezentrale Einkäufe bereits im Vorfeld zentral erfassen könnten und deren Abrechnung einfach und transparent gestalten könnten? Wenn Sie Mitarbeitenden die budgetgerechte und zugleich flexible Beschaffung erleichtern könnten? Und statt vieler Einzelabrechnungen eine gebündelte Abrechnung mit wichtigen Zusatzdaten zu allen Transaktionen erhielten?
AirPlus Virtual Cards Procurement wurden speziell für derartige Herausforderungen entwickelt. Die virtuellen Kreditkarten bieten Ihnen sowohl sämtliche Vorteile einer herkömmlichen Kreditkarte als auch die Vorzüge digitaler Zahlungsmittel und werden weltweit im gesamten Netzwerk von Mastercard akzeptiert. Sie ermöglichen die einfache Automatisierung wiederkehrender Zahlungen und sind perfekt geeignet für die individuelle Verlängerung von Softwarelizenzen und Abonnements.
Ihre Vorteile beim Einsatz von AirPlus Virtual Cards:
- schnelle, sichere und einfache Online-Zahlungen
- keine Zwei-Faktor-Authentifizierung bei wiederkehrenden Zahlungen
- keine Hinterlegung einmaliger Lieferanten in Ihren Systemen
- umfangreiche Sicherheitsparameter pro Kreditkarte definierbar
- leichte Zuweisung zweckgebundener Budgets
- mehr Transparenz und Kontrolle über alle Ausgaben, auch bei dezentralen Einkäufen
- zuverlässige Abwicklung von Bestellungen mit automatischer Übernahme in eine zentrale AirPlus-Sammelabrechnung
- bequeme Online-Verwaltung aller virtuellen Kreditkarten u. v. m.
Mit AirPlus Virtual Cards behalten Sie stets alle Ausgaben im Blick – ob bei einmaligen Online-Einkäufen oder bei wiederkehrenden Zahlungen. Legen Sie bereits bei der Kartengenerierung zahlreiche Sicherheitsparameter wie den verfügbaren Gesamtbetrag oder den Gültigkeitszeitraum fest. Und profitieren Sie von einem leichten Abgleich anhand zahlreicher Zusatzdaten wie Kostenstelle, Mitarbeitername, Abteilung u. v. m.
Mit AirPlus Virtual Cards Procurement verfügen Sie über die passende Zahlungslösung für sämtliche Online-Beschaffungen – und sparen sich sowohl hohe Verwaltungskosten als auch viel Zeit. Erfahren Sie jetzt mehr über die Funktionsweise und die einfache Integration von AirPlus Virtual Cards im kostenlosen Webinar on demand.