Mit automatisierten Beschaffungsprozessen Kosten senken

Unternehmen haben es im Einkauf mit zahlreichen Lieferanten und verschiedenen Lieferantentypen zu tun. Das Problem: Jeder geht mit Dokumenten wie Bestellbestätigungen anders um. Oftmals bearbeitet das Einkaufsteam Auftragsbestätigungen in unterschiedlichsten Formaten und überträgt diese teils manuell in das ERP-System. Das ist zeit- und kostenintensiv, da viele Faktoren beachtet werden müssen: Stimmen der Preis, der Liefertermin und die angegebene Menge? Bei welcher Bestellung fehlt noch die Lieferantenbestätigung? Häufig sind mögliche Erfassungsfehler zudem ein großes Ärgernis in der Geschäftsbeziehung mit Partnern. Mithilfe der cleveren Retarus E-Procurement Services profitieren Unternehmen von optimierten Lieferketten und mehr Planungssicherheit im operativen Einkauf. Sie erzielen bei Bestellvorgängen kürzere Antwortzeiten, können ihr Monitoring stärker automatisieren und reduzieren Zeitaufwand und Kosten für manuelle Erfassungen deutlich.

Für jeden Lieferanten die richtige Lösung

An die flexiblen Cloud-Services von Retarus lassen sich beliebig viele Lieferanten, unabhängig von Größe oder Typ, bequem anschließen. So bietet sich etwa für den automatisierten Austausch von Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavis und Rechnungen mit den wichtigsten A-Lieferanten und die Weiterverarbeitung der Dokumente direkt im ERP-System eine Anbindung über die Retarus Managed EDI Services an. Um einen zuverlässigen Informationsfluss im Bestellprozess zu erreichen, ist allerdings auch die Automatisierung von Bestellprozessen mit kleineren B- und C-Lieferanten notwendig. Diese sind aufgrund fehlender technischer oder wirtschaftlicher Möglichkeiten meist nicht dazu in der Lage, ihre Bestellprozesse via EDI (Electronic Data Interchange) auszusteuern. Auftragsbestätigungen werden folglich entweder gar nicht versendet oder landen mit einer „Hiermit bestätigen wir…“-Nachricht im E-Mail-Postfach. In der Folge kommen zeit- und kostenintensive manuelle Procurement-Prozesse zum Einsatz.

Digitale Einbindung von kleineren Lieferanten

Eine Lösung bietet hier der Retarus-Service WebConnect for Suppliers , an den sich beliebig viele kleinere, auch nicht EDI-fähige, Lieferanten ohne großen Aufwand anbinden lassen. Mithilfe des Cloud-Dienstes erhalten Unternehmen nachweislich bis zu 75 Prozent mehr Auftragsbestätigungen. Jede Bestellung an B- und C-Lieferanten wird als interaktive E-Mail versendet. Über die E-Mail erhält der Empfänger direkt Zugriff auf das WebConnect-Portal, wo er die Order ohne vorherige Anmeldung oder Registrierung einfach per Mausklick bestätigen, ablehnen oder bearbeiten kann. Individuelle Inhalts- und Spracheinstellungen für jeden Empfänger ermöglichen es, auch Lieferanten im Ausland unkompliziert an den automatisierten Bestellprozess anzubinden. Statische Anhänge, wie etwa Qualitätsrichtlinien oder AGBs, können der Bestell-E-Mail ebenfalls bequem hinzugefügt werden. Die Lieferanten-Rückmeldung überträgt Retarus standardisiert als EDI-Nachricht in das ERP-System des Kunden. Dort erfolgt die weitere automatisierte Bearbeitung. Dabei behalten Auftraggeber über ein automatisiertes Monitoring jederzeit die Kontrolle über die termingerechte Reaktion ihrer Lieferanten.

Mit Retarus auf der sicheren Seite

Mit den Retarus E-Procurement Solutions sind Firmen übrigens auch in puncto Datenschutz, gesetzlichen Vorgaben und Compliance auf der sicheren Seite. Retarus setzt gezielt auf Local Processing und verarbeitet alle Daten in selbstbetriebenen, auditierbaren Rechenzentren, unter anderem nach ISO 27001 zertifiziert. Zudem erfüllen die Retarus-Dienste neben branchenspezifischen Standards und DSGVO-Vorgaben auch höchste Compliance-Anforderungen und sind nach SOC 1 und SOC 2 Type II examiniert. Kontakt:
retarus GmbH
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