IT Sourcing 2020: Corona beschleunigt digitale Agenda

Die Beiträge der zweitägigen Fachveranstaltung, an der insgesamt über 300 (IT-)Einkäufer teilnahmen, zeigten: Covid-19 hat die IT-Beschaffung in ein neues Licht gerückt, was die Aufgaben für IT-Einkäufer aber nicht kleiner macht. „Gerade im technologischen Umfeld mussten die Unternehmen rasch auf die Auswirkungen der Pandemie reagieren, egal ob es um die Beschaffung von Hard- und Software oder um das Sourcing von IT-Projekten und den damit verbundenen Fragen rund der Vertragsgestaltung oder Cybersecurity ging“, betonte BME-Hauptgeschäftsführer Silvius Grobosch in seinem Eröffnungsstatement. „Die IT-Budgets in den Unternehmen steigen, weil mehr Endgeräte benutzt werden. Dieser Trend wird sich auch nach Corona nicht ändern oder sogar noch verstärkt werden“, war sich Bettina Uhlich, Mitglied des Präsidiums von VOICE – Bundesverband der IT-Anwender , in ihrer Begrüßung zur IT Sourcing 2020 sicher. Sie betonte, dass sich das verzahnte Arbeiten von Einkäufern und IT-Verantwortlichen in den Unternehmen der vergangenen Jahre nun bezahlt mache. „Projekte von vor der Pandemie werden weitergeführt, die Zusammenarbeit funktioniert“, sagte sie.

Otto: Vom Kulturwandel profitiert

Der erste Konferenztag stand im Zeichen der Vermessung der allgemeinen Rahmenbedingungen für das IT Sourcing. Nach einem makroökonomischen Überblick über die in großen Teilen doch recht dramatischen Konjunkturentwicklungen der vergangenen Monate durch Helaba-Chefvolkswirtin Gertrud Traud (die auch darlegte, wo und warum es auch schon wieder erste Anzeichen einer zaghaften Erholung gibt), berichtete etwa Alf Krug, Abteilungsleiter IT-Einkauf & Lizenzmanagement beim Handelshaus Otto über seine Erfahrungen aus der Corona-Zeit. „Wir profitierten vom Kulturwandel im Unternehmen, der seit vier Jahren im Gang ist“, sagte er. Ein für März geplanter „Stresstest“ der IT wurde kurzerhand von der Realität überholt. Man sei aber sehr gut gerüstet gewesen, „weil wir schon alle Prozesse digitalisiert hatten.“ Die IT-Ausrüstung der Mitarbeiter für Homeoffice & Co. konnte ohne Extrabudget organisiert werden.

Vergaben im IT Sourcing: Klassisch vs. agil

Nutzwertig für die Teilnehmer der IT Sourcing 2020 waren auch die Ausführungen von Yuri Azbukin (Head of IT Procurement, Dräxlmaier Group) und Stephanie Grebner (Head of IT Vendor Management, BSH Hausgeräte GmbH), die jeweils aus ihrem persönlichen Anwendungsgebiet die Vorzüge einer strukturierten („Für Anbieter ist es so leichter an ihre Schmerzgrenze zu gehen und ihr Optimierungspotenzial zu zeigen“) bzw. einer agilen („Wenn man den Inhalt nicht beschreiben kann, muss man den Prozess beschreiben.“) Gestaltung von IT-Sourcing-Vergaben darlegten. Es zeigte sich, dass sich beide Vorgehensweisen im besten Fall ergänzen, weil sie für unterschiedliche Projekte unterschiedlich gut geeignet sind. Die traditionelle, strukturierte Vorgehensweise passe immer dann gut, wenn es um die Beschaffung eher klassischer Warengruppen geht, wohingegen ein agiler Ansatz vor allem dort zielführend sei, wo es um die Entwicklung neuer Applikationen oder Produkte geht und der Inhalt noch nicht bekannt ist.

RPA, SDA, SPA und KI

Am zweiten Konferenztag bestimmte abermals Corona das Programm: So erfuhren die Teilnehmer etwas über die Auswirkungen von Covid-19 auf die Architektur von Manufacturing Applications. Auch erhielten sie wertvolle und praxisrelevante Hinweise zu möglichen Auswirkungen der Pandemie auf aktuelle und künftige IT-Verträge. Zum Abschluss gab Maik Müller, Leiter IT und Einkauf beim Saatguthersteller KWS den Teilnehmern noch einen praxisnahen Überblick über die Unterschiede von Robotic Process Automation (RPA), Smart Desktop Automation (SDA) und Smart Process Automation (SPA) („hier wird regelbasiert ausgeführt“) sowie KI („hier wird nicht prozessbasiert nachgedacht“) und erläuterte anhand konkreter Beispiele die Einsatzmöglichkeiten von Bots. Durch deren Einsatz funktioniere etwa die Bestellung einer neuen Bahncard bei KWS mittlerweile in unter 40 Minuten. Außer der Eingabe der Eckdaten des Bestellers sei damit keine manuelle Arbeit mehr verbunden. „Wir haben uns nicht auf irgendwelche sexy Prozesse konzentriert, sondern auf jene aus dem Tagesgeschäft“, so Müller. Mittlerweile liege der dadurch erzielte „Effizienzfaktor“ bereits bei 1:16: Eine Minute investiert, 16 Minuten gespart. Heinz Schäffer, Leiter IT-Einkauf bei der W&W Service GmbH, führte als Moderator durch die beiden Konferenztage. *von der IT Sourcing 2020 berichtete Tobias Anslinger, BME