In einem Aufwasch: Die Digitalisierung von Prozessen in Vertrieb, Einkauf & Finance bei Herbert Waldmann GmbH & Co. KG

Waldmann-CIO Michael Beha und Florian Plocher , Leiter Einkauf bei Waldmann, berichten von ihren Erfahrungen und den Herausforderungen in der Projektgestaltung. Bei der kontinuierlichen Optimierung der Produktivität landet man fast schon zwangsläufig bei der Digitalisierung von Prozessen. Initiativen dazu gibt es bei Waldmann in unterschiedlichsten Unternehmensbereichen. Die Einführung einer einheitlichen Digitalisierungs-Lösung für Vertrieb, Einkauf und Finance ist eines davon.

Ein digitaler Grundstock für drei verschiedene Unternehmensbereiche

Bei der Verarbeitung im Rechnungseingang werden die Daten der Kreditoren zuverlässig ausgelesen und in Bezug zu verfügbaren Stammdaten gesetzt. Die Verarbeitungsschritte von der Konvertierung, über die Extraktion bis zur Prüfung und Freigabe werden mit integrierten Workflows unterstützt und ermöglichen so einen deutlich beschleunigten Bearbeitungsprozess. Auch die Konformitätsprüfung der Rechnungsangaben läuft völlig automatisch ab. Die gleichen Mechanismen greifen bei der bereits produktiv gesetzten, automatisierten Bearbeitung von Auftragsbestätigungen. Bestelldaten, inklusive Bestellpositionen, können ausgelesen, eine effiziente Bearbeitung der Auftragsbestätigung sichergestellt werden. Damit lassen sich die Bearbeitungszeiten durch die Mitarbeiter deutlich reduzieren. Viele Unternehmen scheuen es, ihre administrativen Prozesse zu digitalisieren. Oft steht dahinter ein vages Unbehagen vor einem kosten- und zeitfressenden Projekt. Das Beispiel Waldmann zeigt, es sind im Kern jedoch nur drei einfache Schlüssel, die dafür sorgen, dass die Digitalisierung von Unternehmensprozessen zur Erfolgsgeschichte wird:

Erfolgsfaktor 1: Bewusstsein für die eigenen Mitarbeiter

„Unser Erfolgsrezept war es, dass wir von Anbeginn eine klare Vision hatten und diese stetig unternehmensintern kommunizierten. Ebenso wichtig war aber die Auswahl der Kollegen, die den Change Prozess aktiv mittragen“, sind sich Florian Plocher und Michael Beha einig. Kollegen, die offen neuen Technologien gegenüberstehen, sind das perfekte Bindeglied. Sie übersetzen immer wieder die IT-seitige Sprache und Sicht der Dinge in die Terminologie und Prozessschritte der Fachabteilung, und geben die daraus resultierenden Anforderungen an den Umsetzungspartner weiter.

Erfolgsfaktor 2: Große Ziele und kleine Schritte

Immer wieder kleine, schnell erreichbare Zwischenziele stecken hilft, alle bei der Stange zu halten. „Ich finde es bemerkenswert, dass Waldmann trotz der besonderen Rahmenbedingungen unter Corona nicht an einen Projektstopp dachte. Daher war es keine Frage, dass auch wir unseren Projektplan flexibel angepasst haben. Gemeinsam haben wir es geschafft, die Waage zwischen dem Tagesgeschäft und der Zeit für die Projektarbeit stabil zu halten und immer wieder kleine Erfolge zu feiern“, berichtet Stefanie Resch , Projektleiterin bei der HENRICHSEN4s.

Erfolgsfaktor 3: Eine klare Anforderungsdefinition an den Umsetzungspartner

Die HENRICHSEN4s ist Spezialist für die Digitalisierung kaufmännischer Geschäftsprozesse auf Basis SAP und der Umsetzungspartner von Waldmann. Rein technisch stand die Integration in SAP sowie eine intuitive Bedienung im Vordergrund. Entscheidend war aber auch, dass für alle drei Fachbereiche die passende Lösung aus einer Hand angeboten wurde. „Ein solches Projekt, bei dem nicht nur ein Fachbereich digitalisiert werden soll, sondern von vorneherein die Zielsetzung ist, dass mehrere Unternehmensbereiche sich einem solchen Digitalisierungsprojekt annehmen, ist eher selten und erfordert ein sehr gutes Change Management,“ resümiert Stefanie Resch. Michael Beha meint dazu: „Nach unserer Ansicht muss sich jedes Unternehmen JETZT der Frage stellen, wie es mit der vierten industriellen Revolution umgeht. Mit unseren Projekten zur Digitalisierung haben wir unsere Weichen gestellt und gehen nachhaltig den Weg für Qualität Made in Germany – auch in Zukunft.“

Zu den Unternehmen:

Die HENRICHSEN4s ist Spezialist für die Digitalisierung kaufmännischer Geschäftsprozesse in den Bereichen Einkauf und Finanzen auf Basis SAP. Dies sowohl mit klassischen On-Premise-Lösungen als auch mit Hilfe moderner Cloud-Technologie. Dabei steht die HENRICHSEN4s für die Steigerung von Produktivität durch den Einsatz innovativer Lösungen, gepaart mit einer ausgeprägten Beratungskompetenz und Exzellenz in der Umsetzung. Seit fast 40 Jahren gestaltet die HENRICHSEN4s den digitalen Wandel in Unternehmen in Unternehmen unterschiedlichster Branchen und begleitet diese als verlässlicher Partner ihrer Automatisierungsprozesse. Waldmann – Engineers of Light
Wer im Schwarzwald sitzt, muss besonders hell leuchten. Waldmann entwickelt bereits in vierter Familiengeneration Beleuchtungslösungen, die Menschen in dem was sie tun optimal unterstützen: im Büro, an der Maschine, an industriellen Arbeitsplätzen oder bei der Pflege. Dazu denken die Engineers of Light Licht immer wieder neu. So bringen biodynamische Leuchten (HCL) von Waldmann seit mehr als zehn Jahren die positive Wirkung des natürlichen Lichts zu den Menschen, die sehr viel Zeit in Innenräumen verbringen. Mit ihren digitalen Lösungen holen die Lichtexperten das Optimum aus Flächennutzung und Mitarbeitermotivation heraus oder sorgen für mehr Sicherheit in der Pflege. Kontakt:
Patrick Flaig
Head of Marketing & Growth
Marketing & CLD
Tel.: +49 (89) 2620975-16
E-Mail: patrick.flaig@henrichsen.de
HENRICHSEN4s
Carl-Zeiss-Ring 19
85737 Ismaning Silke Weidenfeld
PR-Managerin
Tel.: +49-7720-601-243
E-Mail: s.weidenfeld@waldmann.com
Herbert Waldmann GmbH & Co. KG
Peter-Henlein-Straße 5
78056 Villingen-Schwenningen