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02.12.2020Advertorials

Gut gerüstet für die Herausforderungen der Zukunft – wie Zentis seinen Einkauf durch intelligente Automatisierung effizienter und leistungsstärker macht

Das Familienunternehmen Zentis, das 2018 sein 125-jähriges Jubiläum feierte, ist seit jeher innovativer Impulsgeber für natürliche und genussvolle Ernährung. Nun etabliert sich auch der Einkauf als Innovationstreiber, indem die Softwarelösung von Netfira den operativen Einkauf schnell und unkompliziert automatisiert. Die beiden Grundpfeiler des Automatisierungsprojekts sind dabei die einfache digitale Lieferantenanbindung sowie durchgängig digitalisierte Belegflüsse.

1893 in Aachen gegründet, beschäftigt die Zentis GmbH & Co. KG heute über 2.100 Mitarbeitende und verbuchte 2019 einen Umsatz von 670 Millionen Euro. Bekannt ist Zentis unter anderem für seine Schokoladen- und Marzipanspezialitäten und ist in den Geschäftsfeldern Fruchtzubereitungen, Süßwaren und Süße Brotaufstriche aktiv. Neben seinem Hauptsitz in Aachen hat das Unternehmen als global agierende Präsenz Standorte in Polen, Ungarn, Russland und den USA und steht für Wachstum und Internationalisierung.

Die Ausgangslage

Bei Zentis arbeitet der Einkauf in Deutschland mit mehr als 1.150 Lieferanten zusammen. Im Jahr 2019 wurden mehr als 24.000 Bestellungen mit über 54.000 Bestellpositionen angelegt. Dabei machen 18 % der Lieferanten rund 80 % der Bestellungen aus. Der Einkauf sieht sich zunehmend mit Herausforderungen konfrontiert. „In den letzten Jahren haben sich die Rahmenbedingungen für uns im Einkauf geändert und dieser Trend wird in den kommenden Jahren noch stärker wirken“, weiß Marcel Hilgert, stellvertretender Abteilungsleiter indirekter Einkauf. Ein ausschlaggebender Faktor ist dabei die kontinuierlich wachsende Komplexität. Die Kundenanforderungen werden immer spezieller, was eine steigende Anzahl von Rohstoffen und Materialien bedingt. Global Sourcing ist unabdingbar und erfordert das Management komplexer Supply Chains. Als Antwort auf die Veränderungen der Rahmenbedingungen und die damit verbundenen Herausforderungen für den Einkauf wurden Verbesserungspotenziale entlang des Purchase2Pay-Prozesses identifiziert. Zentis erkannte schnell, dass Teilschritte dieses Prozesses automatisiert werden mussten.

Zielsetzung von Zentis

Als ersten zu automatisierenden Teilschritt wählte Zentis die Auftragsbestätigungen. Die Effizienz dieses Teilprozesses wurde bislang unter anderem dadurch erschwert, dass es innerhalb des Unternehmens vier unterschiedliche Einkaufsbereiche mit teilweise verschiedenen Prozessen sowie keine einheitlichen Vorgaben für Lieferanten gibt. Die Digitalisierung der Abläufe sollte die Notwendigkeit der manuellen und mehrfachen Dateneingabe reduzieren und somit zu mehr Zeit führen. Zudem sollte das Abschaffen von Medienbrüchen eine Reduktion der Fehler zur Folge haben. Wichtig war dem Einkaufsteam von Zentis auch, dass eine einfache und effiziente Lieferantenanbindung gewährleistet werden konnte. Den Lieferanten sollten keine Kosten entstehen und sie sollten ihre gewohnten Abläufe nicht ändern müssen. Außerdem sollte die Bearbeitung der Auftragsbestätigungen innerhalb der gewohnten SAP-Umgebung erfolgen.

Die Netfira-Plattform

Die Wahl fiel schließlich auf die Softwarelösung der Netfira GmbH. „Die Treffergenauigkeit und Zukunftsfähigkeit durch die KI-gestützte Software waren für uns ausschlaggebend, um die nächsten Schritte der Digitalisierung bei uns im Einkauf anzugehen“, begründet Patrick Tydex, Teamleiter operativer Einkauf, die Entscheidung. Als SaaS-Plattform zeichnet sie sich durch Flexibilität und Einfachheit aus. Der Aufwand für die interne IT ist äußert gering und die Software kann nahtlos in die vorhandene ERP-Systemumgebung integriert werden.

Kurze Projektzeit und unkomplizierte Lieferantenanbindung

Das Digitalisierungsprojekt war nach nur wenigen Monaten abgeschlossen. Für Auftragsbestätigungen, bei denen keine Abweichung vorliegen, wurde eine hundertprozentige automatische Verarbeitung erreicht. Seit dem Projektstart wurden bereits 30 ausgewählte Lieferanten auf innovative Art angebunden. Schon jetzt ist die Zeitersparnis im operativen Einkauf deutlich zu spüren. Die Abläufe sind einheitlicher und transparenter, auch da es in den vier Einkaufsbereichen nun einen standardisierten Prozess gibt. Analoge Prüfungen der Belege und Positionen sind nicht mehr nötig und somit wurde der manuelle Arbeitsaufwand signifikant reduziert. Damit hat der Einkauf nun mehr Zeit, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

Globales Potenzial für die Zukunft

Zentis hat mit der Automatisierung der Auftragsbestätigungen einen wichtigen Schritt zum digitalisierten Einkauf gemacht. 2021 sollen über 200 weitere Lieferanten angebunden und danach weitere Belegtypen mit der Netfira-Lösung automatisiert werden. Darüber hinaus soll das Digitalisierungspotenzial in den internationalen Tochterunternehmen ermittelt werden, um dann gegebenenfalls auch dort das Netfira-System auszurollen. Netfira-Kunde Zentis beim BME-Symposium: Auf dem BME-Symposium zeigten Herr Hilgert (stellv. Abteilungsleiter indirekter Einkauf) und Herr Tydex (Teamleiter operativer Einkauf) von der Zentis GmbH & Co. KG am 11.11.2020 einen Praxisbeitrag zum Projekt und erläuterten, wie die Automatisierung im Einkauf mit Netfira umgesetzt wurde. Fordern Sie hier die Aufzeichnung des Vortrags an und hören Sie aus erster Hand von den Erfahrungen: Zur Aufzeichnung Kontakt:
Tanja Bär, Leiterin Marketing, Netfira GmbH
Tel.: +49 (6227) 899 4600-40
E-Mail: tanja.baer@netfira.com