Der Bauplan für den digitalen Einkauf

Digitale Systeme denken in Modulen und Prozessen. Das ist der Bauplan, den die Tools digital abbilden. Unternehmen organisieren sich hingegen in Fachbereichen und Abteilungen. IT-Systeme digitalisieren aber keine Abteilungen, sondern Abläufe. Und deshalb muss der Einkauf für eine moderne digitale Architektur an seinen Funktionsbauplan ran – und zwar so detailliert wie möglich.

Bauplan im Detail ausarbeiten

Je feiner die Prozesse im Einkauf untergliedert sind, desto besser lassen sich einzelne Abläufe von digitalen Modulen unterstützen. Beispiele aus dem taktischen und strategischen Einkauf sind Sourcing, Ausschreibung, Verhandlung, Lieferantenmanagement, die heute vielfach „unter einem Hut“ im Warengruppenmanagement laufen. Die Prozesslogik des Bauplans ist deshalb so entscheidend, weil sie aufzeigt, an welchen Stellen die Digitalisierung mit ihren Tools die besten Effekte erzielen kann.

Teilprozesse klar abgrenzen

Besonders im taktischen und strategischen Bereich verschwimmen die Aufgaben und Abläufe durch die starke Warengruppenorientierung in Einkaufsabteilungen heute noch sehr stark. Zwar sind die Einkäufer inzwischen vielfach ihre operativen Aufgaben los. Taktisch und strategisch betreuen sie jedoch meist alle Einkaufsprozesse. Das heißt, sie managen alleine und jeder für sich die gesamte komplexe Prozesskette - nur nicht für alle Warengruppen.

Vieles verschwimmt im Alltag

Dazu gehören die strategische Planung und die Strategieentwicklung, aber auch das Lieferanten-, Innovations- und Kostenmanagement. Hinzu kommt taktisch die mittelfristige Bedarfs- und Kapazitätsplanung (SOP-Prozess), das eigentliche Sourcing, die Bedarfsspezifikation, Ausschreibungen und Verhandlungen sowie das Vertrags- und Lifecycle-Management. Eine derartige Aufgabenansammlung ist nicht nur komplex, sie macht auch langsam und ist auf einen Schlag nur schwer durch digitale Systeme zu optimieren. Insgesamt 49 Teilprozesse und zehn flankierende Service-Funktionen gibt es im Einkauf. Darunter fallen alle strategischen, taktischen und operativen Prozesse, die sich in sieben Funktionen mit jeweils sieben Unterprozessen (= 49) zusammenfassen lassen. amc hat sie in ein Funktionsmodell des Einkaufs gepackt. Dazu gehören:

Innovationsmanagement
Strategieentwicklung
Lieferantenmanagement
Sourcing
Contract- und Lifecycle-Management
Beschaffungsprozesse
Bestandsmanagement

Operative Beschaffung ist schon weiter

Die operative Beschaffung ist über Katalogmanagementsysteme, verknüpft mit automatisierten Bedarfsanforderungen und Bestellungen, in vielen Unternehmen bereits weitgehend digitalisiert. Oder sie ist der Schmerzpunkt, an dem die Digitalisierung bzw. der Umstieg auf zeitgemäße Tools ab 2020 startet.

Sinnvolle Arbeitsteilung

Viele Teilprozesse im taktischen und strategischen Einkauf werden in crossfunktionalen Strukturen abgedeckt (zum Beispiel Innovationsmanagement und Sourcing über den Projekteinkauf). Oder Teilbereiche arbeiten als Spezialisten etwa als RFX-Factory warengruppenübergreifend. Damit wird der strategische Einkauf arbeitsteiliger und die Mitarbeiter bleiben nicht mehr unbedingt die Generalisten für alle mit dem Prozess verbundenen Aufgaben. Sie werden vielmehr zu Product Ownern und Experten für bestimmte strategische und taktische Teilprozesse, die sich digital optimal unterstützen lassen.

Smarter digitalisieren, wenn der Bauplan stimmt

Sind die 49 Prozesse in Gänze erst einmal sauber ausdefiniert, lassen sich viele Teilschritte, etwa die Anforderung und Auswertung von Lieferantenbewertungen, simpel automatisieren. Denkt der Einkauf erst einmal in den Modulen und Funktionsbauplänen digitaler Systeme, begibt er sich tatsächlich auf Augenhöhe mit der IT und kann dort, wo sinnvoll und gewünscht, Prozesse 1:1 digital abbilden. Die Erfahrung aus Hunderten von Projekten zeigt: Digitalisierung funktioniert dann besonders smart und schnell, wenn die Abläufe im Unternehmen bereits zur Grundstruktur moderner digitaler Lösungen passen. Ist der Funktionsbauplan des Einkaufs erst einmal im Detail definiert, wird die schrittweise Digitalisierung, beginnend an den Stellen, die besonders schmerzen, so zu einem überschaubaren, zeitnah realisierbaren Projekt. Jetzt checken: Wie gut ist Ihr Bauplan für die Digitalisierung? Kontakt:
Joachim von Lüninck
Managing Partner
amc Group – Unternehmensberatung für Einkauf und Supply Chain
E-Mail: joachim.lueninck@amc-group.de