Beschaffung von externen Mitarbeitern und Dienstleistungen – wie man Compliance und Qualität durch den Einsatz eines VMS-Tools verbessern kann

Wie beschaffen und verwalten Unternehmen externe Arbeitskräfte wie Leih- und Zeitarbeiter (Arbeiter in Arbeitnehmerüberlassung), Freiberufler, Freelancer, Berater oder auch Mitarbeiter mit Werk- und Dienstverträgen? Dieser Frage ging eine gemeinsame Umfrage von BME und Beeline auf den Grund und identifizierte dabei Herausforderungen rund um die Themen Management, Organisation und Prozesse beim Einsatz von externen Arbeitskräften. Ein Hauptergebnis der Befragung ist, dass Qualität und Compliance im Fokus beim Einsatz von externen Mitarbeitern stehen – dies haben zumindest fast zwei Drittel der Unternehmen mit mehr als 2,000 Festangestellten angegeben. Umso erstaunlicher ist es daher, dass über 60% der Befragten angeben, die genaue Anzahl an Lieferanten nicht zu kennen. Dies stellt ein enormes Compliance Risiko dar, denn wie will man z. B. sicherstellen, dass alle externen Mitarbeiter gemäß den gesetzlichen Vorgaben im Unternehmen tätig sind, wenn man diese nicht genau dokumentiert und überprüft, ob das verleihende Unternehmen alle Compliance Kriterien erfüllt. Ähnliche Antworten gab es auch in Bezug auf die Organisation des Beschaffungsprozesses. Nur zwei Drittel der Befragten gaben an, dass der Prozess zentral über den Einkauf oder die Personalabteilung organisiert ist. Ein dezentraler Prozess birgt die Gefahr, dass externe Mitarbeiter über die gesetzlich erlaubten Zeiträume in ein und demselben Unternehmen angestellt sind, oder dass am Einkauf vorbei ohne die nötigen Kontrollen beschafft wird (Maverick Buying). Bei 78 % aller Befragten wird der Prozess für das Management externer Mitarbeiter nicht durch ein Vendor Management System (VMS) oder Managed Service Provider (MSP) unterstützt. Dieses Bild wandelt sich bei großen Unternehmen. So ist bei einem guten Drittel von Unternehmen mit mehr als 10.000 Mitarbeitern sowohl ein VMS als auch ein MSP im Einsatz. Unternehmen mit einem Budget von mehr als 10 Mio. € pro Jahr für externe Mitarbeiter vertrauen bereits zu 50 % einem VMS und/oder MSP.

Transparenz und Kontrolle durch ein Vendor Management System (VMS)

In der Befragung wird also deutlich, dass auch bei großen Unternehmen noch viel Potential besteht, die Prozesse durch den Einsatz eines VMS zu optimieren. Das VMS von Beeline, das als Software-as-a-Service-Lösung zur Verfügung gestellt wird, verfügt über alle Funktionen, die zur sicheren und effizienten Beschaffung, Verwaltung und Bezahlung, der in Deutschland bekannten Vertragsarten benötigt werden. Es wird mit allen wichtigen Systemen (HR, Finanzen, Auftragsverarbeitung, etc.) verknüpft, um so auch hier durchgängige und transparente Prozesse sicherzustellen. Durch den Einsatz eines VMS wird nicht nur die Transparenz in dieser Einkaufskategorie erhöht, um sich so gesetzeskonform zu verhalten, sondern auch die Möglichkeit gegeben, die damit verbundenen Kosten fachgerecht und zeitnah zu analysieren und zu berichten. Weiterhin kann die Qualität der Lieferanten sowie auch der Kandidaten kontrolliert werden, da alle Vorgänge von der Beauftragung über die Zeitbuchungen bis zur Abrechnung zentral im Tool zeitnah erfasst und gespeichert werden. Effizient gestaltete und systemunterstützte Prozesse helfen den am Beschaffungsprozess beteiligten Personen dabei, flexibel und agil auf sich ändernde Situationen und Anforderungen zu reagieren und offene Stellen schneller zu besetzen. Nur wer einen kompletten und durchgängigen Überblick über alle in seinem Unternehmen eingesetzten externen Mitarbeiter hat, hat die Möglichkeit Compliance-Risiken zu minimieren und Verstöße gegen Gesetzesauflagen zu vermeiden. Download-Hinweis: Das Whitepaper zur Umfrage kann hier heruntergeladen werden.