Effiziente Prozesskommunikation dank Intelligent Capture

Unternehmen sind gezwungen, immer größere Mengen an Dokumenten zu verarbeiten. Schwierig ist dies insbesondere dann, wenn ihre Geschäftspartner keine Möglichkeit haben, Daten strukturiert zu übermitteln oder wenn bei Unternehmenszukäufen neue Firmen oder Standorte binnen kürzester Zeit angebunden werden müssen. Die Retarus Intelligent Capture Services erfassen per E-Mail oder Fax eingehende Geschäftsdokumente automatisiert, lassen sich nahtlos an bestehende Prozesse anbinden und beschleunigen Supply-Chain-Prozesse spürbar.

Während die Digitalisierung bei größeren Firmen oder internationalen Konzernen weit fortgeschritten ist, gilt dies nicht zwangsläufig für deren Partner. Unerwünschte, aber unvermeidliche Medienbrüche sind die Folge. Denn insbesondere kleinere, hoch-spezialisierte Unternehmen verfügen häufig nicht über die technischen und finanziellen Möglichkeiten, um Daten per EDI strukturiert an Business-Anwendungen zu übermitteln. Bei der Auftragsabwicklung greifen sie stattdessen auf vordefinierte, papiergebundene Bestellvordrucke oder PDF-Formulare zurück, die per Fax oder E-Mail versendet und aufwendig manuell erfasst werden müssen. Dies verursacht Kosten, führt zu Prozessverzögerungen und sorgt nicht selten für Erfassungsfehler.

Mit den Intelligent Capture Services von Retarus lassen sich auch nicht EDI-fähige Geschäftspartner binnen kürzester Zeit nahtlos an bestehende Prozesse anbinden. Die Cloud-Dienste unterstützen alle gängigen Schnittstellen, ERP-Systeme und Dateiformate. So entstehen für Partner keinerlei Kosten oder systembedingte Einschränkungen: Sie nutzen bestehende Workflows einfach weiter.

Innovative IDR-Technologie minimiert Erfassungsaufwand

Die Retarus-Services erfassen automatisiert per E-Mail oder Fax eingehende Geschäftsdokumente und machen diese mithilfe einer leistungsstarken Intelligent Document Recognition, die auf mehreren OCR-Engines basiert und innovative KI-Techniken nutzt, vollständig maschinell lesbar. Die intelligente Texterkennung unterstützt aktuell 14 Sprachen und ist für den Einsatz im internationalen Business-Umfeld bestens geeignet. Ein Stammdaten-Abgleich sowie automatisch lernende Regelwerke und Prüfmechanismen (Machine-Learning) sorgen für hohe Datenqualität mit einer Erkennungsrate von bis zu 98 Prozent. Falls einzelne Informationen, etwa aufgrund unleserlicher Handschriften, nicht erkannt werden sollten, werden diese mit einem Sperrvermerk versehen. Im ERP-System ist somit sofort ersichtlich, dass eine manuelle Nachbearbeitung erforderlich ist. Das Original-Dokument sendet Retarus dem zuständigen Sachbearbeiter automatisiert als PDF zu. Im PDF sind alle nicht erkannten und zu prüfenden Bereiche deutlich hervorgehoben. Die manuelle Nachbearbeitung ist dadurch deutlich einfacher, da lediglich fehlerhafte Informationen überprüft werden müssen. Optional übernimmt Retarus die manuelle Nachbearbeitung und bietet dabei eine Erkennungsrate von 100 Prozent (Human in the loop).

Schnellerer Cashflow bei reduziertem Aufwand

Mit den Retarus Intelligent Capture Services erhöhen Unternehmen den Automatisierungsgrad ihrer Geschäftskommunikation und profitieren von einer effizienten und zuverlässigen Prozessautomatisierung entlang der gesamten Lieferkette. Zudem führt die automatisierte Verarbeitung von Geschäftsdokumenten zu einem reibungsloseren Cashflow und ermöglicht Kostensenkungen von rund 60 Prozent im Vergleich zur manuellen Auftragsabwicklung. Dabei sind Unternehmen auch in puncto Datensicherheit und Compliance auf der sicheren Seite. Retarus setzt gezielt auf Local Processing, verarbeitet alle Daten in selbst betriebenen, auditierbaren Rechenzentren und erfüllt branchenspezifische Standards, die Anforderungen der DSGVO sowie höchste Compliance-Anforderungen.

Weiterführende Informationen: www.retarus.de