E-Rechnungspflicht: Was deutsche Unternehmen ab Januar 2025 beachten müssen

Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes hat der Gesetzgeber die Einführung der E-Rechnung zum 1. Januar 2025 beschlossen. Deutschland folgt damit dem Beispiel anderer EU-Mitgliedstaaten, die eine E-Rechnung als Standard für Abrechnungen im Geschäftsverkehr eingeführt haben.

Ab Januar 2025 unterscheidet der Gesetzgeber zwischen der E-Rechnung und „sonstigen Rechnungen“ (zum Beispiel Papierrechnungen und PDFs). Dann müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen entgegenzunehmen und zu verarbeiten – eine vorherige Zustimmung des Empfängers ist dafür nicht erforderlich.

Für Großunternehmen und KMU bedeutet dies, sich auf die neuen Anforderungen in der Buchhaltung bei allen B2B-Geschäften im Inland einzustellen.

Was genau ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die im Gegensatz zur Papier- bzw. PDF-Rechnung auf einem strukturierten Datenformat basiert. Anders als ein PDF ist eine E-Rechnung maschinenlesbar. Sie wird in einem elektronischen Speicherformat (im Regelfall als XML-Datei) ausgestellt, übermittelt und empfangen, wodurch eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht wird.
Für die E-Rechnung kommen XML-basierte Datenformate wie beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) infrage. Diese Formate entsprechen den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931.

Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Die E-Rechnungspflicht betrifft alle Unternehmen, die umsatzsteuerpflichtige Leistungen an andere Unternehmen (B2B) in Deutschland erbringen. Das gilt für kleine und große Unternehmen gleichermaßen, unabhängig davon, ob es sich um ein Haupt- oder ein Nebengewerbe handelt. Rechnungen an Endverbraucher (B2C) sind von der Pflicht nicht betroffen – hier bleibt die Nutzung von PDFs oder Papierrechnungen weiterhin möglich, sofern der Empfänger zustimmt.

Vor dem Hintergrund des hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen sind Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 für Rechnungsaussteller vorgesehen.

Welche Übergangsregelungen gelten für B2B-Rechnungen?

Um die Umstellung zu erleichtern, hat der Gesetzgeber rechnungsstellenden Unternehmen Übergangsfristen eingeräumt:

Rechnungsaussteller dürfen bis Ende 2026 …
… für in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführte inländische B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen und PDF-Rechnungen versenden. Die Zustimmung des Rechnungsempfängers ist hierfür wie bisher erforderlich. Was sich ändert ist der Vorrang der Papierrechnung. Diesen nimmt nun die E-Rechnung ein, weshalb Global Player und KMU mit Jahresbeginn 2025 den Empfang, die Verarbeitung und die revisionssichere Archivierung der E-Rechnung sicherstellen müssen.

Regelungen bis Jahresende 2027
Wenn der Rechnungsaussteller lediglich einen Vorjahresumsatz (2026) von maximal 800.000 Euro erwirtschaftet, dürfen für 2027 ausgeführte B2B-Umsätze nach wie vor Papierrechnungen ausgestellt werden. Rechnungen im PDF-Dateiformat bleiben in diesem Zeitraum ebenfalls zulässig (unter der Voraussetzung, dass die Zustimmung des Rechnungsempfängers vorliegt). Unternehmer, deren Vorjahresumsatz (2026) die Grenze von 800.000 Euro überschreitet, haben noch die Option, Rechnungen auszustellen, die auf Basis des EDI-Verfahrens übermittelt werden.

Ab dem Kalenderjahr 2028…
… müssen die neuen Anforderungen an E-Invoices und ihre Übermittlung zwingend von allen inländischen Unternehmen für Leistungen im Bereich der inländischen B2B-Umsätze eingehalten werden.

Was gilt für den Rechnungsempfänger?

Ab 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen – eine Zustimmung ist dafür nicht mehr erforderlich. Dies gilt auch für Unternehmen, die selbst keine E-Rechnungen ausstellen müssen, beispielsweise Kleinunternehmer. Diese sollten dennoch prüfen, ob sie technisch in der Lage sind, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, da Lieferanten ab Januar 2025 elektronische Rechnungen verschicken könnten.

Technische Anforderungen und Vorbereitungen

Die Umstellung auf die E-Rechnung bedeutet, dass Unternehmen ihre IT-Infrastruktur anpassen müssen. Buchhaltungsprogramme müssen in der Lage sein, E-Rechnungen im XML-Format zu erzeugen und zu verarbeiten. Hierbei sollten Unternehmen Folgendes beachten:

Software-Updates: Buchhaltungsprogramme müssen gegebenenfalls aktualisiert werden, um E-Rechnungen erstellen zu können. Unternehmen, die bisher mit Word oder Excel gearbeitet haben, benötigen zusätzliche Erweiterungen.

Empfang der E-Rechnung: Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sind, elektronische Rechnungen zu empfangen und maschinell zu verarbeiten. Für den Empfang reicht grundsätzlich ein E-Mail-Postfach aus, aber auch der Einsatz von elektronischen Schnittstellen oder Kundenportalen ist möglich.

Archivierung: Die E-Rechnung muss in ihrer ursprünglichen Form und unveränderbar aufbewahrt werden. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren gelten weiterhin.

Warum die E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnung ist Teil des Wachstumschancengesetzes, das im März 2024 verabschiedet wurde. Sie fördert die Digitalisierung und erleichtert die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung. Gleichzeitig schafft die E-Rechnung die Grundlage für ein geplantes elektronisches Meldesystem zur Umsatzsteuer, das bis 2028 (oder später) in Deutschland und auf EU-Ebene eingeführt werden soll. Durch die Einführung der E-Rechnung folgt Deutschland dem Beispiel anderer EU-Mitgliedstaaten, die den elektronischen Datenaustausch bereits zum Standard gemacht haben. Langfristig sollen durch die E-Rechnung administrative Prozesse in den Unternehmen vereinfacht und steuerliche Transparenz erhöht werden.

Quelle: Praktische Anleitungen und Checkliste der Industrie- und Handelskammer Darmstadt