E-Rechnung im B2B: Sofortmaßnahmen für den Umstieg
Die neue Regelung bringt zahlreiche Vorteile, aber auch einige Herausforderungen mit sich.
Um in Deutschland ansässige Unternehmen bei der Umstellung zu unterstützen, hat die EASY SOFTWARE AG den Leitfaden „SOS E-Rechnung: Was Sie jetzt wissen müssen“ erstellt. Doch vorab ein Blick auf Hintergründe, Eigenheiten und Problemzonen der E-Rechnung.
Warum überhaupt die E-Rechnung?
Die E-Rechnung ermöglicht eine effizientere und fehlerfreie Verarbeitung von elektronischen Rechnungen. Ein wesentliches Merkmal dieser E-Rechnungen besteht in ihrer strukturierten elektronischen Form: Sie sind mehr als ein PDF, zentral ist der XML-Datensatz. Durch E-Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD können Unternehmen ihre Prozesse optimieren und Kosten senken. Die manuelle Eingabe von Rechnungsdaten entfällt, was die Fehlerquote senkt und Be- sowie Verarbeitungszeiten deutlich verkürzt. Gerade die von Olaf Scholz geführte Bundesregierung unterstützte diese praktischen Vorteile durch die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland.
Drei Ziele standen im Vordergrund:
- Förderung der Digitalisierung: Die E-Rechnung soll die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft vorantreiben und die Wettbewerbsfähigkeit stärken.
- Vereinfachung der Prozesse: Durch die elektronische Verarbeitung von Rechnungen werden doppelte Arbeitsgänge vermieden und Fehler reduziert.
- Einsparpotenziale: Unternehmen können erhebliche Kosten sparen, da Buchungsbelege in strukturierter elektronischer Form vorliegen und medienbruchfrei weiterverarbeitet werden können.
Hintergrund zur E-Rechnungspflicht
Die Verpflichtung zur E-Rechnung ist Teil des Wachstumschancengesetzes, das am 7. März 2024 vom Bundestag verabschiedet wurde. Die Verpflichtung zielt darauf ab, oben genannte Ziele zu flankieren und zu unterstützen. Darüber hinaus sorgt die E-Rechnungspflicht für bedeutende Änderungen im Bereich der Umsatzsteuer, denn es schafft die Grundlage zur Einführung eines elektronischen Meldesystems. Stichwort „EU-Mehrwertsteuerreform“: VAT in the Digital Age (ViDA); die derzeitige Planung sieht bis 2035 eine mehrstufige Umsetzung vor, und alles soll 2030 mit einer Meldeplattform für grenzüberschreitende Umsätze beginnen.
Formate und Herausforderungen
Zu den Hauptformaten in Deutschland gehören XRechnung und ZUGFeRD. Die XRechnung wird als XML per E-Mail verschickt und direkt verarbeitet. ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das als PDF einen Sichtteil für Betrachter und einen XML-Teil zur maschinellen Verarbeitung enthält; versendet wird ZUGFeRD ebenfalls per E-Mail. Angetrieben durch wirkmächtige Verbände und Organisationen, hat die E-Rechnung einen längeren Weg hinter sich: bereits 2014 sprach der Zentrale User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland erstmals von ZUGFeRD in Version 1.0. Die XRechnung folgte 2017 und war ursprünglich zur Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung konzipiert. Sich auf einen Standard zu einigen, benötigt dann doch Zeit, gerade wenn viele Interessenlagen berücksichtigt werden wollen. Beide Formate haben sich mittlerweile in der Praxis bewährt, doch die Einführung ist mit Stolpersteinen versehen.
Problemzonen der E-Rechnung
Nach gut drei Monaten sind in der Praxis folgende Bereiche festzustellen, in denen partiell Reibungen auftreten können.
- Kompatibilität: Unterschiedliche Systeme und Formate können zu Problemen führen.
- Formatierung: Fehler in der XML-Struktur können Schwierigkeiten verursachen.
- Unklarheiten: Wie bei Abweichungen zwischen XML und angezeigtem PDF vorgehen?
- Prozessintegration: Übergangsfristen bis 31.12.2027 erfordern weiterhin die Verarbeitung von PDFs und Papierrechnungen, was Medienbrüche und ineffiziente Abläufe verursachen kann.
Trotz dieser Herausforderungen bietet die E-Rechnung erhebliche Vorteile. Mit der richtigen Vorbereitung und den passenden Tools können Unternehmen diese Schwierigkeiten meistern und von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren.
Stand der Dinge: "SOS E-Rechnung"
Die Umstellung auf die E-Rechnung bringt viele Vorteile, birgt aber auch einige umschiffbare Klippen – so man diese auf dem Radar hat. Um Ihnen den Übergang zu erleichtern, hat die EASY SOFTWARE AG den umfassenden Leitfaden „SOS E-Rechnung: Was Sie jetzt wissen müssen“ erstellt.
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